無料ダウンロード「エクセル」年次有給休暇管理簿の要件とは？項目や様式も解説！

厚生労働省が労働基準法により年次有給休暇管理簿を義務化

厚生労働省によって2019年4月に（働き方改革関連法）が改正された事で、日本全国のすべての法人を対象に（年次有給休暇管理簿）の作成と保存が義務付けられました。その為、これまで年次有給休暇管理簿を作成した事がない企業も、年次有給休暇管理簿を作成・保管しなければならなくなりました。その為にエクセルなどで自動計算を行う事や、簡単に管理をする事が重要になりました。

企業に勤めながらも年次有給休暇管理簿を作成した経験のない方は、要件や項目などの書き方が分からないという方もいる事でしょう。年次有給休暇管理簿で作成すべき要件や記載すべき項目を含めて、様式（フォーマット）を参考に正しい書き方などについて解説していきます。さらに、最下部で年次有給休暇管理簿の作成に役立つエクセルのテンプレートもありますので、無料ダウンロード後に是非ともご活用ください。

年次有給休暇管理簿の要件とは？項目や様式なども徹底解説！

2019年4月より厚生労働省が施行した、働き方改革関連法の改正の1つのなかに、年次有給休暇管理簿の作成を義務化するという内容が含まれました。働き方改革関連法の改正によって、年10日以上の有給休暇の法定付与を受ける労働者に対して、上場企業や大企業、中小企業、ベンチャー企業の規模・業種を問わず、必ず年5日以上の有給休暇を取得させる事が必要となりました。

その為、これまで年次有給休暇管理簿を作成する事のなかった企業でも、年次有給休暇管理簿を作成しなければならなくなったのです。簡単に作成を行うのが、必要と急に言われても用意するのは大変ですし、自動計算などを行えないと人件費も無駄に掛かります。1から作成する場合や様式やひな形を利用する場合でも早めに準備を行い、エクセルなどで管理をする事が必要です。

年次有給休暇管理簿とは？

年次有給休暇管理簿とは、企業側から有給休暇を取得する権利のある労働者の年次有給休暇の取得状況を把握して取得を促進する必要、取得させる義務を適切に果たすために準備すべき資料となります。年次有給休暇管理簿は、労働基準法施行規則の第二十四条の七に以下の文章が記載されており、労働者に対して守る必要や保存する義務が発生します。（以下は引用）

”『使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第55条の2において（年次有給休暇管理簿）という。 ）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければならない。』（引用：労働基準法施行規則第二十四条の七　）”

https://www.mhlw.go.jp/content/000350655.pdf

と規定されており、ルールを守る必要や保存する義務など様々な条件を守る必要があります。年次有給休暇管理簿の作成を怠った事についての罰則はありませんが、労働者に年に5日以上の年次有給休暇を取得させなかった場合は、労働者1人につき30万円以下の罰金が科せられます。労働者に対しては有給を取得しない場合でも罰則は特にありません。

年次有給休暇管理簿の要件と記載すべき項目は？

年次有給休暇管理簿は、労働者ごとに年次有給休暇の取得状況を管理するための書類ですので、作成しておく必要があります。要件や内容に含める項目などを理解しておく必要もあります。それでは、年次有給休暇管理簿の要件と記載すべき項目について詳しくみていきましょう。必要な項目などを知識とし踏まえて、エクセルなどで作成するか、必須項目を満たしているひな形やテンプレートを利用しましょう。

作成すべき要件について：年次有給休暇管理簿を作成する場合

• 有給休暇の（時季）
• 有給休暇の（日数）
• 有給休暇の（基準日）

以上の3つの要件は年次有給休暇管理簿へ必ず記載しておく必要があります。有給休暇の（時季）とは、有給休暇を労働者が実際に取得した日の事です。さらに、時間単位年休を取得した場合は、有給休暇を取得した（日）だけでなく、（時間）についても記録しておく必要があります。次に、有給休暇の（日数）とは、実際に労働者が取得をした有給休暇の日数の事です。

注意しなければならない事項として、（実際に労働者が取得をした有給休暇の日数）とは、労働者が有給休暇の申請した日からの日数ではなく、実際に休暇を取得した日数ですので誤解しないように注意しておきましょう。そして、有給休暇の（基準日）とは、有給休暇が発生する計算の基準日の事です。労働基準法では、有給休暇は、勤続年数の6ヶ月、1年6ヶ月、2年6ヶ月、3年6ヶ月、以降1年おきに日数が加算されていきます。

年次有給休暇の日数付与一覧

• 勤続年数：0年6ヶ月=10日
• 勤続年数：1年6ヶ月=11日
• 勤続年数：2年6ヶ月=12日
• 勤続年数：3年6ヶ月=14日
• 勤続年数：4年6ヶ月=16日
• 勤続年数：5年6ヶ月=18日
• 勤続年数：6年6ヶ月=20日

この有給休暇が発生する単日が基準日です。ただし、基準日よりも有給休暇を前倒しして付与した場合には、その前倒して付与した日が基準日となります。雇用者は労働者の有給休暇が発生する基準日などを確認を行う必要があり、年次有給休暇管理簿が義務化された現在では有給が適切に与えられているか、有給休暇を労働者に対して取得する様に促すなどが必要となります。

管理簿に記載すべき項目については複数の項目がある

前項で解説した（時季）（日数）（基準日）は、年次有給休暇管理簿を作成する場合に必ず作成しなければならない要件でした。さらに、この3つの要件には、それぞれに必ず記載しなければならない項目があります。それでは、具体的に解説していきます。年次有給休暇管理簿に記載する内容に対して間違いが無いように確認を行いましょう！エクセル等のひな形やテンプレートを利用する場合にも役立ちます。

• （有給休暇の時季）を記載する際は、労働者が年次有給休暇を取得した場合の具体的な日付を、年次有給休暇管理簿に記載する必要があります。例えば、（何月何日）に有給休暇を取得したというように、有給休暇を取得した日付毎に時季を記載する事は必須です。さらに、連続して有給休暇を取得した場合も、（何月何日から何月何日まで）という記載をしなければなりません。
• （有給休暇の日数）を記載する際は、基準日からの1年間に労働者が取得したすべての日数を記載する必要があります。取得の方法によって記載を分ける必要はない為、労働者が時季を指定した有給休暇、会社側（使用者側）が時季を指定した時の有給休暇、そして、計画付与によって取得した有給休暇を一緒に、記載しても問題はありません。ただし、半日単位や時間単位で取得した回数や時間単位で取得した時間数も管理すべき日数に含まれるため注意しておきましょう。
• （有給休暇の基準日）を記載する際は、勤務から最初の基準日を（第1基準日）、その第1基準日から1年以内に発生した基準日を（第2基準日）と呼びます。基準日よりも有給休暇を前倒しして付与した場合には、その前倒して付与した日が基準日となります。しかし、休暇の一部のみを前倒しで分割付与した特定日は、記載せる必要はありません。有給休暇を適切に管理するためには、別項目を作成してきちんと記載しておいた方がよいでしょう。これらの事から、基準日に準じて年次有給休暇に記載して管理する事をおすすめします。

基本的には上記を満たしている内容で作成する必要がありますので、複数の従業員や社員がいる場合はエクセル等で一括に管理を行う、外部のクラウドサービスなどを利用し管理する事をオススメ致します。しかし、中小企業で従業員が少ない場合などは簡易的なエクセルなどで管理する事で修正を行う事や、有給休暇の取得日数の管理などを簡単に行う事も可能です。無駄に費用を掛け過ぎない様にしましょう。

年次有給休暇管理簿の保存すべき年数は？

年次有給休暇管理簿は、労働基準法施行規則のなかで作成だけでなく、保管も義務付けられています。労働基準法施行規則第24条の7にも、年次有給休暇管理簿は、当該年次有給休暇を与えた期間（基準日から1年間）とその後3年間の保存義務について明記されています。年次有給休暇管理簿は、厚労省が労働基準法第109 条に規定した （重要な書類）に該当せず、同じく保存義務を課せられている賃金台帳や労働者名簿と比べると法律上の重要度が低いです。

年次有給休暇管理簿へ保存したデータは厳重に管理が必要

紙媒体による保存でなくても、磁気ディスク、磁気テープ、光ディスクにデータで保存しておいても問題ありません。さらに、クラウドサービスを利用してインターネット上に保存しておいてもよいでしょう。ただし、個人の年次有給休暇に関するデータは、社外に情報が漏れないよう細心の注意を払う必要があります。年次有給休暇管理簿へ保存したデータに関しては厳重に管理を行う様に注意しましょう！

エクセルで管理し簡単に印刷・提出が可能な状態がベスト

労働基準監督署による立ち入り調査が実施された時などに、紙媒体の年次有給休暇管理簿の確認を求められる場合があります。普段はパソコンでのファイル作成・保存や労務管理ソフトなどを利用して年次有給休暇管理簿を管理・保存しておいても問題ありませんが、必要な時にすぐ印刷して提出できるような管理をしておきましょう。エクセルなどで管理し、印刷出来る設定にする事で簡単に管理や発行が簡単に行えます。

年次有給休暇管理簿の様式（エクセル）無料ダウンロード

年次有給休暇管理簿には必ず記載しなければならない要件や項目がありますが、決められた様式（フォーマット）が規定されているわけではありません。そこで、それぞれの企業ごとに、前述した要件や項目などをすべて満たした年次有給休暇管理簿を作成する必要があります。このとき、エクセルなどの表計算ソフトを用いて作成しても問題ありません。エクセルのほかにも勤怠管理ソフト給与計算ソフト上で作成するという方法もありますが、そのようなツールを活用しても年次有給休暇管理簿を作成するのは手間がかかります。

年次有給休暇管理簿は簡単にエクセルのひな形を利用

手軽で扱いやすい年次有給休暇管理簿の様式（フォーマット）を無料でダウンロードする事が可能です。エクセルで複数のシートで自動計算を行う事で、有給休暇の申請用紙なども簡易的に印刷し利用する事が出来るひな形もあります。用途に合わせてシンプルな様式や複雑な様式を選びダウンロード後にご利用頂けます。1から作成するのは大変ですので無料テンプレートを是非ご活用ください。

年次有給休暇管理簿で全社員・個人別にデータを簡単に保存

社員数が一定数以上いる場合はエクセルなどで一括に個人別にデータを保存し管理する事をオススメ致します。小人数用の様式も用意しておりますが、複数の社員を一括で管理する場合には自動計算がされるエクセルをご利用ください。複数の社員を一括管理し、簡単に個別に印刷を行う事なども可能です。複数のフォーマットをご用意しておりますので、社員数や管理方法に応じてお選びください。

年次有給休暇管理簿作成義務を怠っても罰則はない

厚労省が年次有給休暇を義務化した事によって、年次有給休暇管理簿の作成や保存も義務付けられるようになりました。基本的に、年次有給休暇管理簿作成義務を怠っても罰則はありません。しかし、労働者の年次有給休暇取得状況管理の根拠として、企業側は年次有給休暇簿を作成して管理に努めなければなりません。罰則が無いからと作成しない状態ではなく、可能な限り従業員・社員・パートやアルバイト、派遣社員など有給休暇の管理を行いましょう。

労働基準監督署による立ち入り調査が実施された場合に、紙媒体の年次有給休暇管理簿を提出しなければならない為、必ず作成するようにしておきましょう。これまで年次有給休暇管理簿を作成していなかった企業については、日々の業務の合間で行わなければならない大変な作業になるかもしれません。しかし、本記事で解説してきた年次有給休暇管理簿の要件や項目に基づく書き方や、掲載している年次有給休暇管理簿の様式（フォーマット）をご活用ください。