無料テンプレート！退職証明書が必要な時とは？書き方や離職票との違いを解説！

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そもそも退職証明書って何？何の為の書類なの？

退職証明書は必ず発行しなければ書類ではありませんが、転職先やハローワークなどから提示を求められる事があります。退職者から発行を求められた場合は、必ず作成して退職者に渡すようにしましょう。退職証明書が何のための書類なのか、どのようなときに必要なのかは知っておくべきです。退職証明書が必要となるケースや書き方、離職票との違い、退職証明書を発行してもらうためにはどうしたらよいか、などについて解説していきます。

退職証明書が必要なケースとは？書き方や離職票の違いを解説！

退職証明書は転職をするのに必ず必要となるものではありませんが、退職者にとっては重要な書類です。退職証明書と離職票とは全く違う書類となります。必要な用途なども違う為に理解し提出を求められた場合に適切に用意出来る様にしましょう。また、雇用主側が労働者から退職証明書の発行を求められた場合にスムーズに発行出来る様にテンプレートなどを準備しておく事をオススメ致します。

退職証明書とは？

退職証明書とは、その名の通り、あなた退職した事を証明する書類です。転職時に、転職先から退職証明書の提出を求められる事がありますし、失業給付や国民健康保険の手続き、家族の扶養に入る際に離職票が手元にない場合に必要となります。退職証明書は、退職先に発行を請求すれば手に入れる事ができます。雇用者は雇用した労働者が退職後の2年間は退職証明書の交付義務があります。

労働基準法第22条第1項では、

”『労働者が、退職の場合において、使用期間・業務の種類。その事業における地位や賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合には、その理由を含む）について証明書を請求した場合には、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。』”

退職証明書は発行しないと労働基準法違反になる場合があるので注意

退職とは、「自己都合による退職」と「解雇による退職」は関係なく、すべての退職が含まれます。退職者が正社員でなくアルバイトであっても、請求があった場合は退職証明書を交付しなければなりません。もし、退職から2年以内の退職者から、退職証明書の請求があったにも関わらず発行していなかったり、理由もなく交付を遅らせたりした場合は労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科されてしまいます。

退職証明書の発行回数は決まっていないため、退職から2年以内であれば、何度でも何枚でも退職証明書の請求を行う事が可能です。退職証明書に関しては発行を求められた場合にはスムーズに対応出来る様に雇用主側の準備が必要な重要な書類の一つとなります。労働者から発行を求められる前に準備しておく事が重要です。退職証明書の発行が必要な社員や従業員・労働者がいる場合はテンプレートを用意しておきましょう。

退職証明書はどのような時に必要？使った事ないけど何に使？

退職証明書が必要になるケースは、退職後に主には仕事の転職を行った場合や失業給付の手続きを行う場合、国民保険の手続きなどとなり、主に二つの内容となります。

• 転職先の企業から提出を求められた場合
• 失業給付や国民健康保険の手続き時に離職票が手元にない場合

の二つとなります。それぞれ、なぜ退職証明書が必要となるのかについて詳しく説明します。労働者側は退職を行った場合には、退職証明書を利用する事が多い為に退職証明書を使った事が無いからと考えずに退職前に知識を身に着けて適切に発行、利用する事が非常に大事になります。雇用主側も発行を求められた場合に適切に発行する為の準備に知識を得る必要があります。

転職先から退職証明書の提出を求められた場合の利用

転職する場合、その転職先から退職証明書の提出を求められる事があります。そもそも、なぜ転職先が退職証明書の提出をもとめるかというと、履歴書や職務経歴書の記載内容（実務経験、在籍期間、給与、退職理由など）に正しい事を書いているかを確認するためです。履歴書や職務経歴書に書いてある事は、あくまでも本人が書いた事ですから、採用を有利にするために虚偽の事を書いている可能性もあります。

転職先は、それの内容が本当か嘘かを確認する事ができません。そのため、提出した書類に虚偽の事が記載していないかを確かめるために、創立から長い歴史がある企業や、以前トラブルがあった企業などは、退職証明書を求めてくる事があります。退職証明書を求められた場合には、提出が必要な書類となりますので、退社後に再就職を行う場合は事前に準備する事が大事です。

国民健康保険や失業給付などの手続きを行う場合に利用

居住する市区町村で国民健康保険や国民年金などへの加入手続きを行う際やハローワークで失業給付の手続きを行う際は、退職日や本当に離職しているかを確認するために離職票を提示するのが一般的です。本来であれば離職票は退職（保険資格喪失日）の翌日から10日以内に雇用者から発行してもらえますが、注意が必要な場合もあります。

何らかのトラブルで退職から10日以上経過しても離職票がもらえなかったり、発行してもらった離職票が紛失してしまったりした場合は手続きができなくなってしまうため注意が必要です。退職証明書は離職票と同じ退職証明書も退職を証明する書類ですので、市区町村で国民健康保険や国民年金などへの加入手続きを行う際、ハローワークで失業給付の手続きは、退職証明書でも対処できます。

退職証明書が発行されるまでの流れは？

退職証明書は、退職者本人が自分では作成できない書類ですが、退職から2年以内であれば退職先に請求すれば何度も発行してもらえます。しかし、退職証明書は公的な文書ではないため、決まった形式も手続きの流れも存在しません。退職証明書には必ずこの項目を記載しなければならないという必要記載事項は定められていませんので、退職先に退職証明書の発行を請求する前に、退職証明書の記載項目をきちんと決めて、退職先に伝える必要があります。

退職者から請求されたら退職証明書を作成しなければなりませんが、退職証明書の記載事項を決めるのは、退職証明書の発行を依頼した退職者の方です。労働者を雇用していれば、退職者から退職証明書を請求される可能性があります。そのため、雇用側も退職証明書の書き方は知っておいた方がよいでしょう。一般的に退職証明書に記載しておいた方がよい内容は、

• 使用期：退職者が在籍していた期間
• 業務の種類：担当していた仕事内容や職種
• その事業における地位：退職先で何らかの役職についていた場合
• 賃金：退職時の基本給や手当金額や前年の年収
• 退職の事由（退職の事由が解雇の場合は、その理由を含む）：退職者が仕事を辞めた理由

の5つです。転職先から項目が指定されていなければ、転職先に知られたくない項目は、発行を依頼する際に、退職証明書に載せたくない内容を伝えておく事で記載はされません。しかし、転職先が退職証明書を求める理由を考えた場合、上記の5つの項目は記載しておいた方がよいでしょう。退職証明書を、市町村やハローワークの提出書類とする場合は、「退職を証明する事」が目的ですから、上記のいずれか1つでも記載されていれば、退職証明書として機能します。

退職証明書に記載する項目を選んだら、電話などで発行を請求すれば、申請すれば手続きは完了します。ただし、申請できるのは退職してからの2年間です。雇用者に課せられている退職証明書の発行義務は2年間ですので、退職してから2年が経過した退職者だと、請求しても退職証明書が必ず発行してもらえるわけではありません。退職証明書は、退職から2年以内であれば、何度でも何枚でも発行してもらえますから、退職証明書を請求する際に何枚か発行もらうか、予備を発行してもらい必要な場合にはコピーを提出するといった方法もあります。

雇用主側が退職証明書を発行する際の注意点

上記に記載した5つの内容ですが、労働者の方から請求していない項目に関して、5つに該当する場合でも、発行時に記入する事は禁止とされており、労働者から雇用主側に退職証明書の発行依頼が発生した場合は表示する項目を必ず確認し、求められていない場合は明記しない様にする必要があります。詳しくは社労士事務所などに確認する事をオススメ致します。

退職証明書と離職票や在職証明書の違いは？

退職を証明する書類には退職証明書の他に、離職票や在職証明書と呼ばれる書類も存在します。国民年金の手続きや、ハローワークや家族の扶養に入る際の証明として、離職票の代わりに退職証明書でも対処できますが、離職票と退職証明書は全く別物です。離職票と退職証明書との違いは、公文書であるか私文書であるかです。退職証明書は、会社や企業などの雇用者が作成・交付でき、その書式や様式には規定はありません。

それに対し、離職票は国が作成・発行する公文書のため、様式や書き方が統一されています。一方で、在籍証明書は、在籍している・在籍していた事実を証明する書類です。在職者だけでなく、退職した（以前在職していた）証明となる書類のため、退職証明書と区別されない事もあります。しかし、退職証明書には労働基準法第二十二条第一項で発行義務があるのに対し、在籍証明書は発行義務が法的に定められていませんので、厳密には退職証明書と在職証明書もまったく別物です。

書き方は簡単！？退職証明書は自分で作成できる？

退職証明書には、公文書である離職票と違って私文書ですから、決まった書き方や様式があるわけではありません。そのため、退職者が依頼した記載事項を書いていれば、請求された雇用側は自分で退職証明書を作成する事ができます。労働者側が退職証明書を自分で作成できるわけではありませんので、注意しておきましょう。通常は会社の角印などを押して雇用主が発行した退職証明書と証明する必要があります。

労働者を雇用していれば、ほとんどのケースで退職証明書の作成・発行の義務が発生します。退職者に退職証明書を請求された際にすぐ対応できるよう、フォーマットやテンプレートを用意しておくと便利です。エクセルやワードにて、角印を透過し、電子印鑑として利用出来る様にする事で、手書き部分や発行する際に印刷するだけで何度でも発行する事が簡易的に行えます。

退職証明書のテンプレート（フォーマット）無料でダウンロード

退職証明書は、退職証明書が求める記載事項によって書き方が異なってきますが、フォーマットを事前に用意してもおけば、書き換えるだけで簡単に退職証明書の作成が可能です。退職証明書は基本的に項目も少ない為に簡易的に作成する事が出来ます。しかし、労働者側が求めていない内容を削除したりする必要がありますので、エクセルかワードで管理を行うのが非常に便利です。退職証明書はエクセルやワードで管理しましょう。

退職証明書はエクセルかワードで管理がおすすめ

退職証明書を作成する場合には、内容の編集などがある為にエクセルやワードで項目や文章部分を削除や修正出来る様にしておくと非常に便利に利用が出来ます。退職証明書は書式自体が非常にシンプルな内容で問題ありませんので、いつでも発行出来る様にエクセルかワードを準備しておくと良いでしょう。発行日や印鑑（角印）などもエクセル・ワードに設置用意すると簡単にPDF化、印刷を行う事も可能です。

発効が必須の退職証明書は早めに準備しておこう！

退職証明書は必要な場面が限られていますが、いつ必要になるか、いつ退職者に発行を請求されるがわからない書類です。退職証明書は持っていて損をするものではありませんので、いざという時のために事前に準備しておきましょう。労働者を雇用している方も、退職者から退職証明書を請求された際は、すぐに対応できるよう、本記事で紹介した退職証明書の書き方やテンプレートを参考にして、退職証明書のフォーマットを準備しておく事をおすすめします。

以下より退職証明書のテンプレートをダウンロード