かわいいテンプレート付き！FAX＆書類送付状の書き方や送り方・マナーの解説

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FAX送付状や書類送付状を送る時の基本的なマナーや送付方法

ビジネスにおいて書類を取引先などの送る機会があります。その際、突然書類だけを送るのは失礼にあたりますので、送付状をつけるのがビジネス上のマナーとなっています。学生の時は送付状を使う機会が少ないため、就職活動などで初めて送付状を作成したという人も少なくないでしょう。今回の記事では、送付状について以下の様な点を中心に解説を行います。書類送付状やFAX送付状を送る時の参考にしてください。

• 送付状の役割
• 送付状をつける場面や理由
• 送付状の書き方
• 送付状の送り方

送付状を送る時には色々なマナーや注意点があります。初めて送付状を利用する場合などは、書き方や送り方を確認し、マナー違反にならない様に送る様にしましょう。FAX送付状や書類送付状の無料テンプレートを配布するサイトは、色々とありますので、送付先に合わせて好きなデザインの送付状を利用する様にしましょう。無料でも十分に使えるテンプレートが沢山あります。

そもそも送付状とは？絶対に使う必要があるの？つける理由は？

送付状はビジネスにおいて、書類や商品を取引先に送る時に使う書面です。『添え状』、『カバーレター』などとも呼ばれており、誰から誰へ、どの様な趣旨のものを送るのか、といった内容を記載します。郵送するときもFAXするときもほぼ同じ形式で使えるので、テンプレートを作っておくと便利です。書類を送る場合には、必要ないと感じてもビジネスのマナーとして、用意しましょう。

いらない・必要ないと感じてしまう送付状をつける主な理由とは？

送付状がなくても、封筒の中身が書類であれば、書類が入っていることは分かります。しかし、送付状をつけるのはビジネスシーンでは当たり前のことです。何かメリットはあるのでしょうか。実際には送付状を用意する事にはメリットも多く、社会人としてのビジネスマナーと言えます。送付状をつける主な理由は以下の2つです。

• 基本的にはビジネス上のマナーだから・つけるのが当たり前と思われている場合がある
• もし中身の漏れがあった場合、送付状があると気づくために必要な添え状として付ける

ビジネス上のマナー、つまり送付状がないと「相手に対して失礼」ということです。ビジネスでは多くの書類や商品を複数の場所に送る場合、宛先を間違えたり、送るものが抜けていたりすることがあります。注意して送るのは当然ですが、人間ですからミスしてしまうときもあるでしょう。送付状に、中身に関することが書かれていて、その内容と封書の中身が異なっている場合はすぐに送り主に確認することができます。

書類やFAXで送る場合に送付状を送るのはミスを事前に防ぐ為に

もし送付状がなければ、書類が異なっている場合や、少なかったとしても気づかないかもしれません。このことから、送付状をつけることで相手への配慮ができ、送付ミスにも対応しやすくなることがわかります。送付状を使う事で、送付漏れなどを未然に防ぐ事で、送信側も受け取る側もお互いのミスを減らす役割があります。重要な書類の送りますや、不足を確認出来る様にする為には必要な確認の書類です。

ビジネスで送付状をつけるシーンや利用を行う場合や使う時

送付状をつけるのはどんなときでしょうか。ビジネスシーンでは常識ですが、ビジネスの入り口となる就職活動の際も送付状は使います。就職活動の際には複数の書類を送付する場合や郵送する場合もある為に書類の送付状を用意する事で、自分が入れる書類の確認にも繋がります。送付する前に必ず入れ忘れがないかの確認にも非常に役立つのが送付状です。

送付状を使うビジネスシーン

• 取引先へ書類、品物、CDやDVDを郵送する
• 取引先へ書類をFAXする
• 顧客へ書類、品物、CDやDVDを郵送する
• 顧客へ書類をFAXする

就職活動を行う際に送る書類

• 履歴書等の応募書類を会社に郵送する
• 応募先の会社から契約書などの返送を行う場合

この様に書類や物を郵送する場合や、FAXで書類を送る場合に送付状をつけます。メールの場合は必要ありません。応募先の会社の場合は、「推薦依頼書」「労働契約書」「雇用契約書」「内定通知書」「内定承諾書」などの様々な契約書や書類をやり取りを行う場合があります。郵送やメールでの添付、FAXなど会社や事業形態により提出方法が変わります。様々な書類のやり取りに使えるのが送付状となります。

送付状の書き方！最低限のマナーや必須項目をちゃんと作成する！

送付状にはある程度の形式があります。まず、紙の大きさはA4やB5などビジネスで使う書類の大きさに合わせます。基本的には提出先からの要望や書式・様式の決まりがない場合はA4サイズにて作成するのが無難な大きさとなります。特にFAX送付状やPDFにしてメール添付、書類送付状などはA4サイズが一番多く利用されているので、基本的にはA4サイズのテンプレートを利用し作成しましょう。

• 送付状に記す必要事項は10項目！必ず含めた方が良い事項や項目
• 日付
• 宛先
• 差出人
• タイトル（表題）
• 頭語、時候の挨拶
• 本文・枚数
• 結語
• 記書き
• 以上

日付は明確に分かりやすく送付を行った日付

書類の一番上、右側に記載します。元号で年月日を記すことが多く、日付は投函日です。案外、日付の記入を間違えてしまう場合や忘れてしまう場合などがありますが、投函日に合わせて日付を指定しましょう。エクセルのテンプレートなどの場合は日付が自動更新される送付状などもありますので、日付のミスが多い場合や多く送付状を利用する場合などはエクセルで作成するのがオススメです。

宛先は送付先の情報です間違わない様に要確認

日付の下、書類の左側に記載します。内容は、法人名、部署名、役職名、氏名（敬称）です。企業、部署宛の場合、『御中』、個人（担当者）宛の場合は『様』を使います。個人名が不明な場合は『●●ご担当者様』と書いても問題ありません。

法人宛、担当者が分かっている場合

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●●株式会社

◆◆部▲▲課●●担当

■■■■ 様

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法人宛、担当者が分からない場合

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●●株式会社

◆◆部　御中

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病院宛、担当者が分かっている場合（医師）

宛先が医師の場合は敬称が変わります。御侍史（おんじし）、あるいは御机下（おんきか/ごきか）を『先生』の後ろに付けます。

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医療法人●●会　▲▲病院

◆◆部▲▲課●●担当

■■■■ 先生　御侍史

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病院宛、担当者が分かっている場合（医師以外）

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医療法人●●会　▲▲病院

◆◆部▲▲課●●担当

■■■■ 様

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病院宛、担当者が分からない場合

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医療法人●●会　▲▲病院

◆◆部　御中

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差出人名は誰が出したか見やすく分かりやすく

宛名よりも下の部分、右側に記載します。会社から送る書類には、郵便番号、住所、会社名、部署名、担当者、連絡先(TEL、FAX番号、E-mailアドレス）を『右揃え』で書きます。就職活動中の学生の場合、大学名、学部学科名、氏名、住所、連絡先(TEL、FAX番号、E-mailアドレス）を書くと良いでしょう。誰から届いた書類かを視覚的に見やすく理解出来る様に分かりやすいテンプレートを利用しましょう。

タイトル（表題）送付状を送る内容に合わせて作成

差出人名の下部分、真ん中に記載します。他の文字よりも少し大きく、太字など目立つ様に書くとわかりやすいです。タイトル自体に厳しい決まりはありません。以下の様なタイトルが一般的です。

• FAX送付状の書類の送信案内
• 書類送付のご案内
• 書類送付のお知らせ
• 書類の送付について
• ●●書類の送付につきまして
• 書類送付の件

特に決まりはありませんので、送る書類に合わせて内容を変更しタイトルを作る様にしましょう。難しい場合は書類送付状やFAX送付状のみでも特に問題はありません。その場合は内容などに送る書類を記載する事でも問題はありません。

送付状を送る場合は頭語、時候の挨拶を入れる

ビジネス文書で使う頭語は『拝啓』が一般的です。『前略』は時候の挨拶を省き、取り急ぎの用件だけを伝える意味になってしまい、失礼に当たりますので、送付状では使用しません。ビジネス文書での時候の挨拶は、個人的な手紙とは異なり、季節に関係なく使える文言を使用します。例えば、以下の様な挨拶です。

• 平素はご支援を賜り厚くお礼申し上げます。
• 平素は格別のご高配をいただき心から感謝申し上げます。
• 平素はご愛顧を賜り心からお礼申し上げます。
• 貴社にはますますご繁栄のことと心よりお喜び申し上げます。
• 貴社にはご清栄の段、何よりと存じます。
• 〇〇様にはいよいよご健勝にてご活躍のこととお喜び申し上げます。
• 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• 貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
• 時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
• 貴社におかれましてはますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
• 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• 時下、●●様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
• 時下、●●様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

注意が必要なのは長々とした挨拶文などにならない様に関係で分かりやすい挨拶を書く事が非常に重要です。送付相手との関係を考えて、例文を修正や変更し内容を決めましょう。特に長い挨拶ではないので、簡単に記載する事が可能です。

本文には送付する書類の情報などを明確に書こう

送付状の場合、『必要な書類、商品を送付する、確認してほしい』旨を書きます。送付状の意味は何の書類を送っているのか？何に対して書類を送付しているのかを明確に見やすく記載を行う事が必要です。本文が分かりにくいと送付状を送る意味がありません。

• さて、表題の件、以下送付いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
• さて、先日お話しいたしました●●のサンプルをここに同封いたしました。何卒よろしくお願いいたします。

書類を送付する明確な理由を思い浮かべて書くと良いでしょう。受け取り側からしてみればなんで？書類を送られて来たのかを理解する必要がある為に、送付相手に送る理由を明確に記載する事が重要です。

結語は結びのあいさつとして入れる様にする

頭語『拝啓』に対応する結語は『敬具』です。本文の最後に右揃えで『敬具』と記します。内容に対して結びのあいさつとし入れる様にしましょう。

記書きは明確に見やすく簡潔に書く事が重要です

結語の下の部分、真ん中に『記』の文字を書きます。その下の行に、送付している書類や商品名、部数や個数などを箇条書きにするのが一般的です。送る書類の枚数欄がないテンプレートなどを利用する場合はコチラに送る枚数や内容も記載します。各、送る書類毎に枚数と合計枚数を記載する様にしましょう。その場合には送付状を含めて「本状を含めて●●枚」と記載すると分かりやすいです。

「以上」を必ず最後に入れる様にしましょう

1~8までの部分を書いたら、最後に『以上』の言葉で締めます。右下に書いて、完成です。基本的には送付状は作成する事は難しくありませんので、必要な項目を揃えたテンプレートや雛形を利用する事で簡単に作成が出来ます。あいさつ文などが難しい場合はビジネスマナーのあいさつ文が、提供されているサイトも多くありますので、失礼が内容に調べてから作成するのもありです。

手書きでも記入後に印刷でもどちらでも良い

送付状は手書きと印刷どちらが良いか、決まりはありません。送付状は中身に何が入っているか（送付状通りのものが入っているか）を確認するためのものでもありますので、手書きの場合は、中身の部分を丁寧に書く様にしましょう。ビジネス文書自体、印刷されているものが多いので、送付状は印刷でも構いません。決まりはありませんが、フォントサイズは10~12ポイント程度、明朝体またはゴシック体、黒字で作成すると相手にとって読みやすい送付状ができます。

書類・FAX送付状の送り方や郵送する方法

送付状が完成したら、書類と一緒に送ります。送付状をセットする位置を間違えない様に気をつけます。送付状は内容や送り主、送信者を明確にする書類ですので、一番に目に付く様に送付する必要があります。書類を送る時に書類が先に見えてしまう場合や、FAXで送信する場合に、一番、最後に送るのでは、送付状をつけて送る意味がありませんので、送る順番・入れる順番に注意しましょう。

書類を送付する場合の送り方や基本的なマナー

送付状は相手がまず一番初めに見る書類ですから、一番前に置きます。送付状の下に『記書きと同じ順番で』書類を並べて、封筒に入れます。一番前に重ねていれる事で、封筒を開けた時に一番に目に付く様にする事で、送られて来た内容がすぐに分かる様に書類を並べて先頭に入れましょう。

FAXで書類を送付する場合の送信方法とマナー

FAXの場合も封書と同じで、全てのFAX書類の一番前に置き、相手に一番、最初に送付状が送られる様にします。特にFAXの場合は相手に対して届く、一枚目になりますので、他の書類を間違い先に送信しない様に注意しましょう。作成した送付状と内容を確認し準備すると間違いません。

送付状は一工夫加えると受け取る側に非常に親切

封書で送る場合、送付状と書類をセットにして、クリアファイルに入れておくと、とても親切です。天候によっては水に濡れてしまったり、郵送の際に曲がってしまったりすることがあるかもしれません。クリアファイルに入っていると、それを少しでも防げるでしょう。書類を送る相手は大事な取引先や就職先の場合も多々ありますので、少しの気遣いを見せる事で評価が変わります。

• 送付状は書類や商品を取引先に送る時に使う書面「カバーレター・添え状」とも呼ばれる。
• 送付状を他の書類と一緒に送るのは、基本的なビジネスマナー送付状がないと失礼になる。
• 送付状があることで、同封された書類に間違いがないかを受け取り側が簡単に確認できる。
• 送付状の書き方はある程度決まっているので、テンプレート化する事で何度も利用が可能。
• 送付状は他の書類の前にくる様に封書に入れる事で受け取り側が一番に目にする様にする。

送付状は基本的には相手に対して、いつ送ったか？何を送ったか？誰からか？何故送られて来たのか？何が送られて来たのか？などを明確にする為に書類につけて送る書類です。簡単に作成が出来ますが、注意点を踏まえて送る様にしましょう。送付状は送る書類の表紙や顔と言っても間違いありません。送信相手に明確に分かりやすく作成する様にしましょう。

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