伝言メモとは？電話対応の書き方や無料テンプレートについて

企業勤めの方などの中には、電話対応で伝言メモなどを作成する事があるでしょう。電話がやってきた時、担当者にその内容を伝えるだけではあるのですが、しっかりと記載しないとトラブルや二度手間になったりと面倒な事になりかねません。電話対応における伝言メモの書き方や注意点となります。無料の伝言メモのテンプレートはダウンロードし利用可能です。

そもそも電話メモや伝言メモとはどんな時に使う利用方法は？

そもそも、伝言メモは何か…と言う所から考えていきましょう。電話メモや伝言メモとは、その名の通り、第三者に何らかのメッセージを伝えるために作成するメモの事。電話などがきて相手が不在だった場合、伝言メモとして伝えるべき内容をそこに書き込むという作業が必要になります。伝言メモを作る際は、後述しますがかなりテクニックとコツが必要になります。

電話メモ＆伝言メモの上手な伝え方と書き方と注意をする点は？

電話対応をした時から伝言メモも用意しておく事が重要です。基本的に、「○○商事の○○ともうします。いつもお世話になっております。申し訳ございません。○○課の○○さまはいらっしゃいますでしょうか…」というような形で連絡がやってきます。電話の場合は口頭での会話になる為にメモを取らなければ伝言ミスや内容を忘れてしまう事に繋がる為にメモを取る事が重要です。

忘れてしまう口頭での内容を伝言メモに簡潔に分かりやすく残す

席を外している事を伝えた後に「申し訳ございません、もしよろしければ用件を○○に伝言いたしますのでお聞かせください」など、どんな用件なのかを相手から聞き出します。その際、今一度相手担当者の名前を教えてもらうとよいでしょう。伝言メモのテンプレートを利用する事で、電話の折り返しが必要な場合や伝言のみを残す場合などに非常に便利で見やすいのでおすすめです。

多い内容「折り返し・伝言」等はテンプレートを使って伝える事

何となくで覚えておいたつもりになると、結果的に忘れてしまい誰からの電話かわからなくなり折り返せません。まず、確実に誰からの電話なのかは把握し、要件を伝える為に明確にメモを取る事が必要です。業種や電話、受付などにより、用途が変わりますので、テンプレートは用途に合わせた内容やサイズの伝言メモや電話メモを使うとより効率的に伝える事が出来ます。

伝言メモに記載する内容を明確に基本は余白欄を設けて作成する

伝言メモでの対応内容ですが、相手がどこまで伝えるかにもよります。中には、○○の件で…というだけの方もいれば、一部始終を伝えてくれる方もいます。双方、出来るだけ端折らずに細かな部分までメモが出来る様にすると取りこぼしなどが減ります。テンプレートを利用する場合でも、基本的なフォーマット以外にも内容を簡単に書ける部分を設けておくと便利です。

受付・電話対応に対して伝言メモ＆電話メモを残す場合の注意点

電話対応後の伝言メモで最も注意すべきは、相手が結果的に二度同じ説明をしなければならない、というシチュエーションです。面倒ですし、手間もかかってしまうため失礼に当たります。できるだけ、細かなところまで用件を話してきたら、それについてメモを残す様にする事で、時間のロスが減り、伝言を残した方も渡される方も明確に内容を理解する事が簡単に出来ます。

伝言メモで用意すると便利な項目や必ず用意するべき項目とは？

伝言メモを作成する場合の項目について考えていきましょう。相手の企業名や担当者の名前。そして、電話がかかってきた時間や日付もしっかりと記載できるように工夫しましょう。相手の用件をまずは、しっかりと記載します。仮に、長く用件を伝えてきた場合は箇条書きにして、要点だけをまとめる感じでも良いでしょう。更に予備情報を伝えるという形がキレイになります。

伝言＆電話メモに必ず残すべき内容と伝言を伝える時の注意点

重要なのが「折り返しが必要か否か」というところです。相手側が再度電話をかける…という事であれば、担当者が戻ってくる時間をわかる範囲で伝えます。折り返し掛けて欲しい場合は、改めて担当者と電話番号を聞いてください。最悪、担当者の名前と相手企業の連絡先がわかればトラブルは回避できます。用件は、上手く聞き取れなくてもここだけはしっかりと聞き取れるように努力しましょう。

伝言メモの無料テンプレートを利用する事でより便利に円滑に

電話対応をした際、伝言メモを用意していない方も少なくありません。何らかの用紙に急ぎで記入してしまうと、そこでトラブルが起こる可能性があります。焦ってしまって字が読めない…という事も起こりかねます。そこでおすすめしたいのが、用途毎や多い内容毎の伝言メモのテンプレートの作成です。用途に合わせて要件が長い場合はＡ４サイズに４分割や６分割、要件が短い場合は8分割や10分割にしましょう。

メモを取る時は決まったフォーマットのテンプレートが断然楽

伝言メモや電話メモはエクセルやワードでも自作する事が出来ますが、実際は作成するよりもテンプレートを利用する方が簡単に使えますし、早いのでテンプレートをオススメ致します。テンプレートを利用するだけでも、伝言メモを有意義に進める事ができるので利用してみましょう。イラスト入りのかわいいデザインなども多数ありますので、少しかわいい伝言メモにしたい場合などにオススメです。

伝言メモのテンプレートで伝える内容はいつ？誰が？用事は？

伝言メモのテンプレートの項目や例文を見ていきましょう。内容はシンプルに相手が見てもわかりるように整理されたテンプレートだと丁寧でしょう。上部に日付と時間が明記できる欄があります。いつ？誰から？どこの会社から？何の用事で？電話がかかってきたかも一目でわかるような項目を作る事が非常に重要です。伝言を受け取った側はその後の対処が必要な為に内容を明確にしましょう。

内容が細かすぎると分からなくなるのでメモには大きな文字！

大きな文字でハッキリと見えるようにすると丁寧です。その下部に、どのような内容を伝言するのかの項目を記載し、必要必須事項を書き込んでいきましょう。細かな部分まで対応を求められない企業だった場合は、折り返しありかなしか、どんな方法で折り返して欲しいのか…程度の項目で構いません。伝言メモのテンプレートは、とても便利ですので利用してみてください。

電話＆伝言メモは重要な仕事！丁寧に分かりやすくシンプルに

作成する事伝言メモは、取引先や社内での伝言としても、ビジネスにおいても重要な位置を占めています。メモを作成する場合は確りと伝言メモを作成し、伝言を渡す相手に良い印象や伝言内容が伝わりやすい内容を心掛けて作成しましょう。伝言が間違えている、内容が違ってたなどで、トラブルになる場合や取引先が怒る可能性なども十分にあるので、注意が必要です。

可愛いだらけの伝言メモ＆電話メモはイラスト入りでかわいい

エクセルやワードで、用途に合わせて項目を編集出来るテンプレートや、Ａ４サイズで印刷し切り取る事で簡単に使えるデザインの伝言メモもあります。テンプレートを見本やサンプルとして、作成する事や編集後に印刷し利用する事も可能です。伝言者の名前を入れる事で、余計な記載をする必要が無いメモとしても利用が可能です。用途に合わせたテンプレートをご利用ください。

伝言メモや電話メモはエクセルやワードを編集して管理が便利

項目などを簡単に編集出来るエクセルやワードで管理を行う事で、何度でも印刷して簡単に使えるメモとなります。エクセルやワードで複数の種類を作成する事で、用途に合わせてＡ４サイズに印刷し利用すると簡単です。電話や受付の場合はエクセルやワードのＰＣより入力し印刷する事で、内容が入った状態でも印刷が可能です。シールに印刷する事で簡単な付箋としても利用可能です。

イラストでかわいいデザインの伝言メモや電話メモがおすすめ

可愛いだらけの伝言メモや電話メモは、基本的にはかわいいデザインのテンプレートとなり、社内や取引先の伝言を行う場合にも目立つデザインとなります。特に女性が伝言を残す場合などにおすすめのテンプレートが複数ありますので、エクセルやワードでイラストを移動させたり、内容や項目を自分好みに編集し利用する事も出来ます。無料でダウンロードしご利用ください。