役員名簿を作成する場合は個人情報に注意が必要に！

A、または自治会、町内会の名簿を作成する担当者になる方もいるでしょう。現在では個人情報の観点からも適切な管理や情報公開時には同意が必要になります。個人情報をどの様に利用するかなどエクセルやワードに用途を記載し個別に記入してもらうか、詳しい説明や同意書などを作成する必要なども出てきます。トラブルを未然に防ぐ為にも作成する場合は個人情報保護法を確認しましょう。

PTAで役員名簿を作る意味や作る理由・用途とは？

保育園の実行委員、小学校や中学校のＰＴＡなどイベントや会計、運営の為に選出される事で、役員となります。色々な役員や役割がある為に、PTAに参加された方で役員名簿や組織図を作成する場合が多くあります。連絡が取れなければ、イベントの進行などが行えない為に基本的には役員全てに配られる場合が多々あります。現在はＳＮＳやメールアドレスのみなどの場合もあります。

そもそもPTA役員名簿の役割ってなに？必要なの？

PTA役員名簿とは、PTAにおける役員の名簿という事です。名簿といっても、名前だけでなく担当や住所、組、電話対応など多岐に渡る項目が存在しているので制作時に個人情報の簡単や情報公開の観点から漏れなく作成する必要があります。PTA役員名簿を作成する目的は、誰が何をしているのか…という役割をハッキリさせる事や緊急の連絡を行える状態を保つ為に作成されます。

役員名簿は緊急連絡網としても機能する場合もある！

緊急連絡網として使える事、何らかのトラブルがあった時に対処できる事などが目的です。町内会や自治会といった集まりについても、PTA役員名簿と同じ役割を持っている為、基本的に書き方とすれば同じような内容で問題ないでしょう。ＰＴＡの役員名簿を作成した場合は厳重に管理や配布した人間に再配布や販売などを行わない様に厳重に知らせる必要がある重要な個人情報が入っている書類です。

PTA役員名簿の作成・作り方や基本に必要な項目で作成

PTA役員名簿の作り方ですが、まずタイトルにどういった集まりの名簿なのかをしっかりと記載するようにしましょう。「令和○年 ○○小学校PTA役員名簿」など、どういった集団の名簿であるのかをハッキリとさせておきます。エクセルやワードで作成する場合は、出来るだけ文字は大きく記載した方がわかりやすいのでおすすめです。無料のテンプレートも複数あるので、用途に合う場合はテンプレート利用をおすすめ致します。

PTA役員名簿はエクセルやワードで作成＆管理する必要

PTA役員名簿の場合、誰もがPCを使えるという訳ではない為に、古い方だと全て手書きで記載されたものが回ってくる事があります。自分が作成する立場でなければ良いですが、作成をしなけれないけない…という立場だった場合は手書きは卒業してもいいでしょう。エクセルやワードで項目別にし、PTA役員名簿を作成するように心掛けた方が丁寧です。管理もエクセルやワードで管理する事で役員の入れ替わりなどにも簡単に対応出来ます。

PTA役員名簿に基本的に必要な項目と不要項目がある！

PTA役員名簿は、相手の連絡先などを記載する名簿です。その為、基本的にはシンプルな項目だけで作成する事が求められます。備考であったり、その人の言葉などそういった部分は全て排除し、誰が見ても一目でわかるような作成方法の方が喜ばれるのでおすすめです。まず、委員会名、そして指名、ふりがな、電話番号、住所、メールアドレスなどを記載する欄があればいいでしょう。

個人情報・情報公開の為に役員名簿は不要な項目は無くす

自治体や町内会だった場合は、どこの地域や地区か、というところも欄としてはあると便利です。メールアドレスや住所・電話番号などは個人情報にもなる為、PTA役員名簿では無理に強制しなくてもよいでしょう。これらの項目を滞りなく作成する事で、PTA役員名簿が手軽に配布できるのではないでしょうか。個人情報の観点からも不要な項目は出来る限り無くす必要があります。

PTA名簿へ個人情報提供のお願いをテンプレートに入れる

PTA役員名簿を作成する際、その作成項目や打ち込みは比較的難しいものではありません。大変と言われているのが、PTA役員名簿を作成する際の情報集めです。結果的に、PTA役員名簿を作成するにあたってそれらの人たちの情報が集まらなければ意味がない為、その情報を集める為の嘆願書を作成する事になります。個人情報を集める場合は、情報提供を行う人、利用目的などを必ず説明する様にしましょう。

PTA役員名簿を集めるタイミングや集める為にする事は？

PTA役員名簿を作成する際、それらの情報を集める為にはタイミングが重要です。町内会や自治会の役員名簿を集める際も当然ですが、基本的にはPTAの新しいチームが発足した時、年度が変わったばかりの頃がおすすめです。学校であれば、「○○小学校保護者の皆様」という一文を入れ、PTA役員名簿へのご協力のお願い…という感じで書き出します。管理方法などを明確にする事で登録を行ってくれる人が増加します。

様式や書式のテンプレートを利用すると効率的に作れる

PTA名簿地区調査票にご記入をお願い致しますといった例文を入れながら、児童数・家庭数を正確に把握する為、さらには地域社会にPTAが貢献していく為に…といった、目的意識を高めるお願いをすると効率的でしょう。必要な情報や個人情報の管理について、さらに引越などで情報が変わった時の連絡方法も記載しておくと親切です。書式や様式のテンプレートを利用すると非常に便利です。

PTA役員名簿に使える無料でかわいいテンプレートがある

PTA役員名簿を作成する際、エクセルで自作するという方法もありますが、それだと手間がかかったり面倒、必要項目を忘れてしまう…といったケアレスミスも起こりかねません。特にPTA名簿が、かわいい必要はありませんが、かわいいデザインだと安心が出来たり、PTAのイメージに合うデザインにする事で一体感が生まれたりと色々と良い事はあります。どうせならかわいいデザインを利用しましょう！

エクセルやワードで簡単にPTA役員名簿が作成出来る！

可愛いだらけで、無料でダウンロードする事が出来る「エクセルやワード・ＰＤＦ」などのPTA役員名簿のテンプレートを利用する、という手段がおすすめです。PTA役員名簿の必要事項がほとんど記載されていますし、エクセルやワードであれば自由にアレンジする事ができます。細かな作成の手間が省けますし、見やすいデザインがダウンロードする事で簡単に利用する事が可能です。

PTA役員名簿は見やすいテンプレートを作成する事が重要

PTA役員名簿の作成は、出来る限り見やすくつくる事が求められます。どんな方が見ても分かりやすいPTA役員名簿を作成を行いましょう！可愛いだらけのテンプレートをダウンロードし見本やサンプルとし利用する事もＯＫです。エクセルやワードを編集したり、学校名や自治会、町内会名、ＰＴＡの名前など様々な編集が可能です。印刷する事で手書きでも可能ですが、エクセルでの管理をオススメ致します。

個人情報が気になるけどPTAの名簿は作成する方が役立つ

PTA役員名簿は、子供を学校に通わせている親御さんの中では特に多い事例であり、その書き方や集め方について悩んでしまう・・・個人情報が心配・・・という場合も少なくないようです。PTA役員名簿や自治会、町内会の役員名簿なども作成する事で、緊急時に対応が出来たり、イベントや何かを行う場合に子供の為にも役立つ事が沢山あります。個人情報や情報公開を適切に行う事が出来れば作成する事が非常に有効的です。