ビジネス・自治会や町内会・学校やPTAで使える連絡網とは

連絡網とは、事前に連絡する対象者を定めておく情報伝達の経路のことです。ＢＣＰ（事業継続計画）においては、企業や組織が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、安否確認や緊急招集のために連絡網を作成することが必須となっています。連絡漏れを防止するためにも意外と連絡網は重要です。

小人数・大人数でもエクセルで簡単に管理出来る連絡網の使い方

エクセルは簡単に追加や修正が行えるので、連絡網を管理する場合はエクセルがオススメです。手書きでご利用頂く場合はＰＤＦをダウンロード後に印刷しご利用下さい。本テンプレートの連絡網は、極力最小限の連絡回数で情報を伝達できるようにツリーを最小限にしています。連絡方法は連絡する手段を記載するに留め、各責任者が複数に連絡をすることにより短時間で情報を伝達することができるかと思います。

連絡網はエクセルで管理し簡単に印刷・配布を行える様にしよう

連絡網は作成するのに手間が掛かりますので、エクセルで管理し印刷をする事で関係者に配布する事なども簡単に行う事が出来ます。会社や学校の場合は特に連絡先の入れ替わりが多い場合などにはエクセルを利用する事で簡単に連絡網の作成が可能です。ビジネス以外で、自治会や町内会・学校などで利用する場合はイラスト入りの連絡網のご用意もありますので、エクセルを編集しご利用ください。

エクセルの連絡網の簡単な使い方や作成方法を確認して使う

エクセルやワード・PDFのテンプレートをご用意しておりますので、お好きな素材をご利用頂く事が可能です。基本的な管理を行う場合はエクセルで管理し、手書きで記載したい場合は、ワードで編集・PDFを印刷しご利用頂く事が出来ます。エクセルもA4サイズで印刷が可能ですので、表の連絡先を記入し完成した連絡網を印刷後にご利用頂く事も可能です。PDF化しメールに添付する事も出来ます。

• 「役職」その組織の役職名などを記載して下さい。自治会や学校で利用する場合なども簡単に項目を修正する事が出来ます。不要な場合には、変更してご利用頂く事で少人数から大人数でも対応可能です。
• 「連絡方法」一般的には電話番号を記載しますが、連絡網を紙面やデータで配布する場合は個人情報の流出のリスクを伴います。Lineや携帯メールなどと連絡方法を記載するほうが無難でしょう。
• 「注意事項」個人情報を記載しない旨や、会社・自治会や長中井など連絡網を作成する組織独自の注意事項を記載して下さい。個人情報が現在は非常に重要ですので連絡網を関係者以外に見せないような注意書きも必要です。

連絡網の配布は、実際に連絡を実行する責任者までにしておけば、情報流出のリスクの軽減になります。実際に氏名、電話番号を記載してテンプレートを利用する場合には、別途データ保管や配布の管理などが必要になります。「個人情報の保護に関する法律」やガイドライン等をご参照下さい。気軽な気持ちで個人情報を配布してしまいますと非常に問題になる場合があります。PCに保存したくない場合は印刷し紙ベースで保管するものありです。

連絡網はエクセル・ワードのテンプレートを使うと非常に便利

連絡網といえば、一般的には電話番号を記載したツリー上のものを連想しますが、個人情報の流出の問題を考慮すると最近は好まれない傾向にあります。相手から同意をもらって電話番号入りの連絡網を作成したとしても、その連絡網を紛失した際の個人情報の流出リスクは残ります。その為にエクセルやワードを編集し印刷後に電子データを残さない方法などもあります。連絡網は適切に管理しましょう。

連絡網を作成する場合は個人情報に注意し作成する必要がある

最近は企業のサーバーなどで一斉に情報を配信することで連絡網を作成しないケースが増えていますが、登録した内容の記録や履歴は必要になるかと思います。本テンプレートでは、責任者が事前に連絡対象から取得したメールやＳＮＳなどの連絡方法のみを記載することにより、個人情報の流出リスクを最小限に抑えることができます。その記録として無料のテンプレートがお役立て頂けます。

自治会や町内会にオススメのかわいい連絡物テンプレート素材

イラスト入りのかわいいデザインの連絡網など様々な用途で利用出来る連絡網のデザインがございます。エクセルやワードの場合はイラストを追加したり、移動させたりとオリジナル感のある連絡網を作成する事が出来ます。社内の連絡網や町内会・自治会、PTAなど、すこしかわいいテンプレートを利用されたい場合は、かわいいイラスト入りの連絡網のテンプレートをダウンロード後にご利用ください。

連絡網のテンプレート「エクセル＆ワード」を無料ダウンロード

基本的には「エクセル・PDF」「エクセル・ワード・PDF」がセットになっている連絡網のテンプレートとなり、利用したい用途に合わせてご利用ください。会社や学校でシンプルな連絡網が希望の場合はシンプルな内容からエクセル・ワードなどの素材を確認し無料ダウンロードしご利用ください。自治会や町内会で少しかわいい連絡網を作成したい場合はかわいいイラスト入りの素材をご利用ください。